Note de frais : règles 2026 et meilleures applications pour les gérer
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- Une note de frais rembourse à un salarié ou à un dirigeant une dépense engagée pour l’entreprise, sur justificatif.
- Garde le justificatif (facture ou ticket), la date, le motif et, pour les repas d’affaires, les participants.
- Avec des salariés : N2F. Dirigeant seul avec un comptable : Pennylane ou Tiime. Indépendant : Indy.
Tickets froissés dans une poche, kilomètres oubliés, TVA jamais récupérée : la note de frais est le cauchemar administratif des petites entreprises. Bien gérée, elle se résume à une photo prise au moment de payer. Voici les règles à connaître et les meilleures applications pour s’en occuper.
Les règles de base
- Qui : un salarié ou un dirigeant (de société ou d’entreprise au réel) qui avance une dépense professionnelle.
- Quoi : repas d’affaires, déplacements, hôtel, petites fournitures, indemnités kilométriques.
- Justificatifs : facture ou ticket, avec date, montant et TVA. Pour un repas d’affaires, note les participants et l’objet.
- TVA : récupérable sur la plupart des frais si le justificatif la mentionne et que la dépense est au nom de l’entreprise.
Les meilleures applications de notes de frais
| Logiciel | Note | Idéal pour | Prix | Essai | Lien |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. N2F | 8,3/10 | PME et TPE avec plusieurs salariés qui font des notes de frais | tarif par utilisateur et par mois | Oui | Voir l’offre |
| 2. Pennylane | 8,6/10 | TPE et PME qui veulent tout centraliser avec leur expert-comptable | voir site | Oui | Voir l’offre |
| 3. Tiime | 8,3/10 | TPE qui travaillent avec un expert-comptable | offre gratuite, puis dès 17,99 € HT/mois | Oui | Voir l’offre |
| 4. Indy | 8,7/10 | Indépendants qui veulent facturation et comptabilité automatisées | gratuit, puis dès 9 € HT/mois | Oui | Voir l’offre |
1N2F
Application française de notes de frais : photo du ticket, lecture automatique, validation par le manager et export comptable.
La référence française pour les entreprises avec des salariés : photo du ticket, lecture automatique, indemnités kilométriques, circuit de validation par le manager et export vers la comptabilité.
- Lecture automatique des tickets
- Circuit de validation simple
- Indemnités kilométriques calculées
- Peu utile pour un indépendant seul
- Facturé par utilisateur
2Pennylane
La plateforme la plus complète : comptabilité, facturation, dépenses et trésorerie, partagée avec ton expert-comptable.
Si ta comptabilité est sur Pennylane, les notes de frais s’y gèrent directement : les justificatifs remontent chez ton expert-comptable sans aucune ressaisie.
- Très complet (compta, facturation, pré-compta, trésorerie)
- Collaboration en temps réel avec l’expert-comptable
- Plateforme agréée pour la facture électronique
- Paramétrage initial un peu long
- Hausses de tarifs successives
- Surdimensionné pour un micro-entrepreneur
3Tiime
Suite de gestion complète, très utilisée par les cabinets comptables, immatriculée plateforme agréée.
Tiime propose une application de capture des justificatifs et de notes de frais, souvent fournie par les cabinets comptables partenaires. Très pratique si ton comptable l’utilise.
- Très utilisé par les experts-comptables
- Immatriculée plateforme agréée
- Suite complète (notes de frais, banque)
- Offres payantes plus chères que la concurrence
4Indy
Facturation et comptabilité automatique dans le même outil, très bon pour les BNC et les sociétés.
Pour un indépendant au réel ou un dirigeant de petite société : les justificatifs sont rattachés aux transactions bancaires et la comptabilité se fait toute seule.
- Comptabilité automatisée
- Accès plateforme agréée inclus
- Bon pour les professions libérales
- Plus riche que nécessaire pour une micro très simple
Le circuit idéal en 3 étapes
- Photo du justificatif au moment de payer, dans l’application.
- Validation par le dirigeant ou le manager, avec les indemnités kilométriques calculées automatiquement.
- Remboursement et export vers la comptabilité, avec la TVA ventilée.
Avec la facture électronique, les factures fournisseurs arrivent déjà dématérialisées : le reste des frais doit suivre le même chemin. Pour l’outil comptable central, voir notre comparatif des logiciels de comptabilité.
Pour pointer les heures de l’équipe, voir la badgeuse. Pour comparer les outils comptables : Indy ou Tiime. Les frais des salariés de terrain se croisent souvent avec leurs heures : voir aussi le logiciel de planning. Pour les trajets en voiture personnelle : calcul des indemnités kilométriques. Notre test détaillé : avis N2F.
Questions fréquentes
Comment faire une note de frais ?
Indique pour chaque dépense la date, le montant TTC, la TVA, la nature et le motif professionnel, joins le justificatif, puis fais valider la note par l’entreprise avant remboursement. Une application de notes de frais automatise la lecture des tickets et le calcul de la TVA récupérable.
Une photo du ticket suffit-elle comme justificatif ?
Une copie numérique fiable peut remplacer l’original papier si elle est réalisée selon les conditions prévues par l’administration fiscale. Les applications de notes de frais spécialisées sont conçues pour respecter ces règles : vérifie que l’éditeur le précise.
Un micro-entrepreneur peut-il faire des notes de frais ?
Non, pas au sens strict : en micro-entreprise, les frais ne sont pas déductibles, les cotisations et l’impôt portant sur le chiffre d’affaires. La note de frais concerne les sociétés (dirigeant, salariés) et les entreprises au régime réel.
Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?
Avec le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale, selon la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Les applications de notes de frais appliquent le barème automatiquement.